全方位详解应届毕业生人事档案的那些事儿
又到一年毕业季，新一批的应届高校毕业生正在走向社会参加工作，与此同时，档案的存放保管问题再次成为新的焦点。根据日前国家发改委价格司有关负责人的表态，在全国范围内，最迟到，各地都不得再收取人事关系及档案保管费。国家发改委和财政部于发布了关于降低部分行政事业性收费标准的通知，根据通知要求，人事关系及档案保管费三年后自动取消。为了创新管理，还有些省市正在进行档案电子化的初步尝试。无论如何，人事档案这个神秘的牛皮纸袋，对我们每个人来说，它都是绝对不容忽视的身外之物。天津市人事档案管理的现状如何?档案里到底都装了什么?不重视自身档案将有什么危害?“出现”电子档案，是否意味着一定会“替代”纸质档案?带着这些问题，本报记者对天津市人才服务中心(中国北方人才市场)有关负责人进行了专访。
人事档案，一定要重视!目前，由天津市人才服务中心管理的流动人员档案共计22万余份，平均每年提供人事档案相关服务11万册次，这个数字还在以10%到15%的速度增长。平均来说，每日档案存入量100册左右，转出量50-60册，利用档案信息提供其他服务的数量在100册次。天津市人才服务中心档案管理部负责人告诉记者，“虽然人手紧张，但我们仍然采取多种措施提升档案管理服务质量：统一的信息平台进行实时数据传输，可实现一地存档、多地服务;中午、周末无休，全天候保证提供高质量的档案服务;7、8月间利用网络开通档案机要信息查询，方便高校毕业生查询档案状态。但面对这样大的存档量，我们也希望存档者自己足够重视档案问题，及时补充档案内所需材料，以免带来麻烦。”
不存在“弃档”，只有“休眠档案”，针对“弃档”这一大家很熟悉的叫法，天津市人才服务中心专家认为，不存在“弃档”，只是档案“休眠了”。人的一生会有很多机会用到档案：升学时招考单位要提档，生育开指标介绍信时要依据档案，出国公证要用档案，职称评审、工龄审定、考试更离不开档案，就连退休、财产继承也要用到档案。可以说，档案看似不起眼，但和每个人的日常生活息息相关。因此，绝大多数人都知道自己的档案存在哪，也不会随便丢弃。但的确有些人想不起来更新档案，让它们“暂时休眠”，这也要区别对待。“有些存档人员已经达到了事业、学业的平稳期，在很长一段时间内并没有诸如职称晋升、新的聘任、出国等事项发生，他的档案就不需要补充新的内容，这种‘休眠’是大量存在而正常的。”专家说，“但也有些人在事业、学业上发生了变化，却没有及时将材料补充进档案，这种情况的‘休眠’将会对他们今后的生活带来一些麻烦。当然，只要存档人员意识到了这一问题，及时更新自己的档案材料，很多麻烦是可以消除的。作为人才服务机构，我们对待‘休眠’档案与正常档案是一样的，都在进行着严格的管理。”
什么样的材料应该及时归档?据天津市人才服务中心专家介绍，那些导致不正常的“催眠档案”很大程度上是由于档案主人不了解哪些材料应该进行及时归档。
按照有关文件精神，一般情况下，人才的履历，考察、考核、鉴定(包括年度考核等级表等)，学历学位，为期一个月以上的培训，职业(任职)资格考试，专业技术(职务)职称，个人科研学术水平(包括当选中国科学院、工程院院士通知、创造发明、科技成果鉴定等)，表彰奖励等材料，以及招录、聘用、公开选拔和竞争上岗、转正定级、任免、调动、退(离)休、军转安置、辞职、辞退等工作中形成的材料，党、团组织建设工作中形成的材料，出国(境)材料以及毕业生报到证、派遣证等材料都应及时归入人事档案中。
不重视自身档案将有什么危害?
1)材料补充不及时错失出国机会
钱江是某集团副总，他在第二次因公赴美参会事项的办理过程中遇到了麻烦。这主要归咎为他在一年前第一次因公赴美归国后，并未将填写好的归国后鉴定材料及时归入档案，这一情况在有关人员为其办理出国手续时被查出。钱先生不得不先补齐相关材料，而由于参会时间临近，最终他的赴美行程被迫放弃，失去了与国外同行切磋交流的宝贵机会。
天津市人才服务中心专家告诉记者，根据《中共中央办公厅、国务院办公厅转发<关于因公出国人员审查的规定>的通知》规定，人员因公出国，应填写《因公出国人员审查表》，并在每次出国回来后将鉴定材料及时收集归入本人档案。如3年之内该人员调出单位，应将《因公出国人员审查表》归入本人档案，一并转到新的档案接收地。
2)工作经历缺失致应聘大费周章
前不久，天津市某国有大型建筑集团通过公开招聘、考核的方式物色到了一名中层干部郭先生，通过与他的几次面谈，集团对郭先生的专业素质、能力以及从业经验非常认同，于是决定尽快聘用上岗。但是在调阅其档案时，人事部门发现，郭先生所说的自身专业技术职称情况、在原单位所获奖励情况都没有体现在人事档案上，于是要求他尽快补充证明材料。由于郭先生几次更换住所，其很多个人材料已经遗失，不得不辗转以前供职的3家单位以及相关部门逐一开具证明材料。虽然最终他应聘成功，但回想起那段奔波在各条街道寻找证明的日子，郭先生还是心有余悸。
天津市人才服务中心专家告诉记者，人事档案的有效性是依靠内容的不断补充和更新来保证的。其内容中，尤以工作表现、业绩考核、职业道德、继续进修、奖惩记录等方面的情况，最能反映档案持有人的个人经历，并对其职业发展规划产生重要影响。各类人才应该对此给予关注，及时协助人才服务机构完成变更工作。
档案里都装了什么?人事档案只是个一尺见方的牛皮纸袋，加上里面的材料，还不到一斤重，但作为个人经历的记载，它绝不是可以被忽视的身外之物。一个人的档案作为记录个人经历、政治面貌、品德作风等内容的文件材料，发挥着凭证、依据和参考的作用，代表着一个人一生的段落与长度。这个神秘的纸袋里究竟有些什么，相信是每个人都迫切想知道的。
据天津市人才服务中心人事代理专家介绍，档案的记录从一个人初中毕业开始，将伴随一生，反映其成长、发展状况，也是某些单位招聘、提拔人才的最基本、最可靠的依据。档案内容在校期间涉及初高中登记表、大学或研究生学历材料，工作后会存有后取学历和评聘专业技术职务材料、转正定级手续、考核表、奖惩材料;政治历史情况的审查材料;涉及录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退(离)休、退职材料及各种代表会议登记表等材料;党团材料、政审等一系列材料也会反映在档案中。一个人退休、甚至死亡后其档案也不会被销毁，而是继续保存于所在单位或人才服务机构。
口袋档案不可取 档案要找地儿存放天津市人才服务中心人事代理专家告诉记者，根据国家有关规定，严禁个人保管人事档案。因此，那些从学校或单位(大多数学校和单位不会将档案交给个人，而采取以机要件方式寄送档案)接到自己档案的人，应当及时将档案存放到政府所属人才服务机构，而不能把档案放到自己家里变成“口袋档案”。因为一旦超过接转时限，档案将无法被人才服务机构接收。专家特别指出，档案接转时要求密封完好，一旦存档人员因自身问题使封条破损，人才服务机构也将拒绝接收该档案。
档案是否电子化?各地正在探索
档案未来有怎样的发展趋势?是否会电子化?对此，天津市人才服务中心专家告诉记者，某些省市正在进行档案电子化的一些初步尝试。目前，上海、成都等地的确已经开始了部分档案的电子化工作，但这些电子档案目的主要是为了提高服务效率。然而大规模地实行档案电子化，还有待于组织部门出台相关文件。因此，“出现”电子档案，并不意味着一定会“替代”纸质档案。
“不过，从提升工作效率、提高服务质量的角度来说，电子化档案等尝试还是有益的。”天津市人才服务中心相关专家告诉记者，“目前，我们也将一部分档案进行了电子化保存，今后还将进行信息系统的升级改造，开通网上服务窗口，存档人员足不出户即可处理一些简单的档案服务。”
